دانلود کتاب ارزیابی کار وزمان دکتر علیرضا علی احمدی

1- مفاهیم ارزیابی کار و زمان

ارزیابی کار و زمان یکی از مباحث اساسی در مدیریت پروژه ها و کارها در سازمان ها است. در این نوع ارزیابی، با استفاده از ابزارهایی مثل دستور کار، یادداشت های زمان بندی شده و ارزیابی پیشرفت، عملکرد و توانمندی های افراد تحلیل می شود. این ارزیابی باعث می شود تا میزان کارایی و کیفیت افراد و همچنین پایبندی آنها به زمان بندی پروژه ها، بهبود یابد.

در حوزه ارزیابی کار، عملکرد شخصی و گروهی بر اساس اهداف و استانداردهای مشخص شده تعیین می شود. این استانداردها با توجه به شرایط مختلف سازمانی و نیازهای پروژه تعیین می شود و باعث می شود که افراد برای رسیدن به این هدف ها تلاش کنند. به عنوان مثال، در یک پروژه نرم افزاری، استاندارد های تعیین شده ممکن است شامل کارایی برنامه، سرعت اجرا، قابلیت اطمینان و استفاده از منابع کمتر باشد.

ارزیابی زمان در واقع مربوط به برنامه های زمان بندی شده برای پروژه های مختلف است. با استفاده از این ارزیابی، می توان کارهایی که به طور مداوم به تعویق افتاده اند و برنامه ها را به شدت نقض می کنند، تشخیص داد. با این ارزیابی، مسئولان می توانند به افراد واگذاری پروژه ها را با توجه به توانایی های آنها انجام دهند. به این ترتیب با توجه به قابلیت های هر نفر، مسئولان می توانند تصمیم بگیرند که افراد را به کدام پروژه ها واگذار کنند.

برای ارزیابی کار و زمان، می توان از ابزارهای مختلفی مانند نرم افزارهای مدیریت پروژه، دستور کار، یادداشت های زمانی، گزارش های پیشرفت و ارزیابی استفاده کرد. با استفاده از این ابزارها، می توان به طور دقیقی برای مسئولان مجموعه اطلاعاتی را در اختیار قرار داد تا بتوانند بهترین تصمیم را برای پروژه هایشان بگیرند. با این روش، افراد به بهبود کیفیت کار خود و رسیدن به اهداف مورد نظر سازمان کمک می کنند.

2- روش‌های ارزیابی کار و زمان

روش‌های ارزیابی کار و زمان مفاهیمی است که در صنعت و محیط کار به دلیل اهمیت ویژه‌ای که دارد پرکاربرد هستند. ارزیابی کار به عنوان یک ابزار موثر برای اندازه‌گیری عملکرد کارکنان به کار گرفته می‌شود و به مدیران کمک می‌کند تا بهبود عملکرد کارکنان و در نتیجه بهبود عملیات کسب و کار را مشخص کنند. این روش به منظور برآورد کیفیت کارکرد واحد سازمانی، مقایسه عملکرد فردی یک کارکنان با دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده ، بررسی صلاحیت یک فرد جدید و آموزش نیروی کار و استخدام نیروی انسب، استفاده می شود.

در روش ارزیابی زمان نیز، چگونگی مدیریت و استفاده از زمان را بررسی می‌کند. این روش همچنین باعث بهبود عملکرد افراد و بهبودی عملیات کسب و کار می‌شود، به دلیل اینکه برای خلاصه کردن کار باید برای همه یک شیوه کار و اصول و قواعد ردیابی زمانی داشته باشیم تا بتوانیم خطاهای احتمالی را پیش‌بینی کرده و اقداماتی برای جلوگیری از آن‌ها اتخاذ کنیم.

روش ارزیابی کار و زمان می‌تواند به دو صورت کمی و کیفی باشد و بر اساس معیارهای مشخصی ارزیابی صورت می‌گیرد. به طور کلی، روش‌های ارزیابی کار و زمان شامل بررسی میزان بازدهی و عملکرد کارکنان، پیشرفت در تکنیک‌های کاری، درک منظر کاری و درک از دیدگاه مشتریان، دانش و توانایی فرد، توانایی جمعیت فرد در تیم و همچنین ملاحظاتی مانند مسئولیت پذیری و رفتار اخلاقی است.

به طور کلی، روش‌های ارزیابی کار و زمان برای مدیران، توسعه دهندگان، مشاوران و کارکنان مفید هستند و بهشون کمک می‌کند تا به نتایج بهتری در کسب و کار برسند. با استفاده از این روش‌ها می‌توانید از عملکرد خود راضی باشید و بهبودی در کسب و کار خود را تجربه کنید.

3- مراحل اجرای ارزیابی کار و زمان

ارزیابی کار و زمان یکی از مهم‌ترین فعالیت‌هایی است که در هر سازمان انجام می‌شود. این فعالیت هدف اصلی خود را در افزایش بهره‌وری، حفظ کیفیت کار و بهبود عملکرد افراد داخل سازمان دارد. جهت اجرای ارزیابی کار و زمان به شش مرحله زیر نیاز است.

اولین مرحله: تعیین معیارها

در این مرحله، معیارهایی برای ارزیابی کار و زمان تعیین می‌شود. این معیارها می‌تواند تعهد به کار، کیفیت کار، سرعت انجام کار و… باشند. همچنین بهتر است که معیارهای تعیین شده مرتبط با سازمان و نیازهای آن باشند.

دومین مرحله: جمع‌آوری اطلاعات

در این مرحله، اطلاعات مورد نیاز برای ارزیابی کار و زمان جمع‌آوری می‌شود. این اطلاعات می‌تواند از روش‌های مختلفی مانند مصاحبه، نظرسنجی، بازخورد و… جمع‌آوری شود.

سومین مرحله: تحلیل و ارزیابی داده‌ها

اطلاعات جمع‌آوری شده در این مرحله تحلیل و ارزیابی می‌شود. این مرحله شامل محاسبه میانگین، درصد، گراف و همچنین استفاده از روش‌های تحلیل آماری مانند میانه، واریانس و… است.

چهارمین مرحله: بازخورد و اطلاع‌رسانی

در این مرحله، نتایج ارزیابی به افراد داخل سازمان ارائه می‌شود. همچنین در این مرحله، افراد درباره نتایج ارزیابی مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرند و در صورت نیاز بهبودهای مورد نیاز اعمال می‌شود.

پنجمین مرحله: برنامه‌ریزی بهبود عملکرد

در این مرحله، برای بهبود عملکرد افراد، برنامه‌ریزی می‌شود. این برنامه‌ریزی می‌تواند شامل طرح دوره‌های آموزشی و رفع نواقص موجود در عملکرد باشد.

ششمین مرحله: پیگیری و نظارت بر تغییرات

در این مرحله، ارزیابی کار و زمان پیگیری و نظارت می‌شود تا ببینیم که آیا تغییرات انجام شده باعث بهبود عملکرد شده‌اند یا خیر. این نظارت می‌تواند به صورت مصاحبه مستمر با افراد یا با استفاده از روش‌های مربوط به ارزیابی کار و زمان باشد.

تمامی این مراحل با همکاری تیم‌های تخصصی و تازه‌واردان به جامعه کاری ممکن است اجرا شوند.

4- فرمول‌های مورد استفاده در ارزیابی کار و زمان

در ارزیابی کار و زمان، استفاده از فرمول‌های مناسب و دقیق، می‌تواند به‌وسیله‌ی مدیران کار و رهبران تیم‌ها در تصمیم‌گیری‌های موثر و برنامه‌ریزی‌های صحیح، بهره‌وری بالایی را برای سازمان به همراه داشته باشد. در اینجا به بیان چند فرمول کاربردی جهت ارزیابی کار و زمان پرداخته می‌شود.

1. فرمول PSP

این فرمول به منظور ارزیابی عملکرد و به‌روز‌رسانی وضعیت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این فرمول، تعداد ساعات واقعی کار شده توسط پرسنل، به تعداد ساعات برنامه‌ریزی شده تقسیم می‌شود. این فرمول می‌تواند به منظور کاهش هزینه پروژه و افزایش بهره‌وری کاربرد داشته باشد.

2. فرمول EF

این فرمول جهت ارزیابی زمان انجام یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این فرمول، هر فعالیت پروژه با یک شماره متوالی شناسایی می‌شود و زمان پایان هر فعالیت به زمان شروع فعالیت بعدی مرتبط است. با استفاده از این فرمول، مدت زمان انجام هر فعالیت و نیز مدت زمان کل پروژه، به دقت محاسبه می‌شود.

3. فرمول CPI

این فرمول جهت ارزیابی بازده افزایش هزینه در یک پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این فرمول، میزان هزینه پیش‌بینی شده برای رسیدن به تکمیل پروژه، با مقدار هزینه واقعی برای تجهیزات و جزئیات پروژه مقایسه می‌شود. با کمک این فرمول، ارزیابی هزینه‌های پروژه انجام می‌گیرد تا پیشرفت پروژه تحت کنترل قرار گیرد.

با استفاده از این فرمول‌های ارزیابی کار و زمان، می‌توان به‌وسیله‌ی تحلیل دقیق جهت بهره‌وری بالا و کاهش بخشیدن هزینه‌ها، تصمیم‌گیری‌های درستی را انجام داد.

5- تفکیک بندی کار‌ها و شناسایی واحدهای زمانی

در هر سازمانی، تفکیک بندی کارها و شناسایی واحدهای زمانی از جمله عوامل اساسی برای داشتن عملکرد بهینه است. تفکیک بندی کارها به معنای تقسیم کار به بخش هایی متفاوت با هدف بهبود کارایی و کنترل بهتر فعالیت هاست. در این راستا، نقش شناسایی واحدهای زمانی نیز بسیار مهم است که با تعیین زمان برای هر فعالیت، امکان طراحی برنامه های مچپذیر و پیش بینی شده را برای انجام آن فعالیت فراهم می کند.

در تفکیک بندی کارها، ابتدا باید فعالیت ها و کارهای مختلفی که در یک سازمان انجام می شوند، با توجه به ماهیت آن ها و نوع فعالیت شان، به صورت مجزا و به بخش هایی تقسیم بندی شود. این عمل با توجه به شرایط شخصی سازمان و نوع فعالیت ها متفاوت می تواند باشد. به عنوان مثال، در یک شرکت تولیدی فعالیت هایی مانند مدیریت انبار، تولید، فروش، بازاریابی و... به بخش های جداگانه ای تقسیم بندی می شوند. با تفکیک بندی این فعالیت ها، امکان کنترل موثر تر بر روند کار برای مدیران سازمان و بهینه سازی بخش های مختلف فراهم می شود.

علاوه بر تفکیک بندی کارها، شناسایی واحدهای زمانی می تواند به صورت مزدوج با آن استفاده شود. با تعیین زمان مشخص برای هر فعالیت، امکان برنامه ریزی و مدیریت بهتر برای تمامی فعالیت ها وجود خواهد داشت. این کار به دلیل برنامه ریزی منظم و پیش بینی شده، انجام دهنده ها را برای از دست دادن زمان و پروژه هایشان، معلوم خواهد تر بود. مثلا در نظام آموزشی، برای شناسایی واحدهای زمانی می توان زمان انجام هر کلاس و امتحانات را مشخص کرد. با تعیین زمان مناسب برای انجام این فعالیت ها، دانش آموزان و معلمان قابلیت برنامه ریزی مناسب و مدیریت بهتری را خواهند داشت.

به طور خلاصه، تفکیک بندی کارها و شناسایی واحدهای زمانی از جمله مهمترین عوامل برای داشتن عملکرد بهینه در سازمان ها است. با تقسیم بندی کارها به بخش هایی مجزا و تعیین زمان مناسب برای هر فعالیت، مدیران و انجام دهندگان به راحتی می توانند به برنامه های مشخص و پیش بینی شده خود عمل کنند.

6- بررسی عوامل موثر در ارزیابی کار و زمان

ارزیابی کار و زمان، جزء مسائلی است که در هر سازمانی دارای اهمیت فراوانی می‌باشد.این مسئله پس از این که امروزه به دلیل پیشرفت تکنولوژی و روش‌های نوین کار در بسیاری از سازمانها تقریباً مشخص است، میتواند به عنوان مفیدترین راهکارها برای مدیریت کاربردی و واقعیت تحت عنوان «مقدار و کیفیت کار» در نظر گرفته شود. به همین منظور، ارزیابی کارمندان و نوعی ارزش‌گذاری از کار و زمان بسیار مهم می‌شود.

عوامل موثر در ارزیابی کار و زمان از چند پارامتر اساسی، همچون قابلیت درک، خلاقیت، مسئولیت پذیری، ارتباطات، همکاری، نگرالرزمی، توانایی برنامه ریزی و بالا بردن دستاوردهای کاری و ... شامل می‌شود. این عوامل میتوانند تأثیرات فراوان بر روی قابلیت ارزیابی کار و زمان داشته باشند و بخشی از معیارهای کیفیتی بوده و نقش خود را در پاسخگویی به نیازهای سازمان بر عهده دارند.

تحلیل هر یک از عوامل نامبرده، به منظور بهبود کیفیت کار و زمان مهمیست. به عنوان مثال، نیاز به طراحی و بکارگیری سیستم‌های مناسب ارتباط با سرپرستان و همکاران یا طراحی برنامه ریزی مناسب جهت برنامه ریزی و توسعه دستاوردهای کاری می‌تواند روی ارزیابی کار و زمان تأثیر بسزایی داشته باشد. بخش دیگر عوامل موثر، امیت مسئولیت پذیری در کار، توانایی همکاری برای رسیدن به بالاترین درجه کیفیت کار و ارائه خدمات مطلوب برای مشتریان است.

بدین ترتیب، بهینه سازی عوامل موثر در ارزیابی کیفیت کار و زمان به شدت میتواند به درک عمیقتر و مدیریت بهینه‌تر نیازهای سازمان کمک کند. بنابراین، سازمان‌هایی که توانایی انعطاف و دسترسی به روش‌های جدید ارزیابی را دارند، برای رسیدن به اهداف و موفقیت‌های کاربردی بیشتری بهره‌برداری کرده و پاسخگوی نیازهای کاربردی خود شوند.