دستورالعمل ارزیابی عملکرد کارکنان شرکت خصوصی

1. تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان

تعیین معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان از اهمیت بسیاری برخوردار است، زیرا به کمک آن می‌توان عملکرد هر کارکنان از نظر اهداف و ماموریت‌های پست وظیفه‌ای مورد توسعه، پیگیری و ارزیابی قرار داد. همچنین با تهیه نظامی برای ارزیابی عملکرد کارکنان، سازمان قادر خواهد بود بهترین تصمیمات را در خصوص پرداخت بیمه، ترفیع، افزایش حقوق و دستمزد، اخراج، و یا حتی بهبود شغلی کارکنان اتخاذ کند.

می‌توان برای شروع، معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان را به دو دسته تقسیم کرد: معیارهای کمی و معیارهای کیفی.یکی از معیارهای کمی، تعداد و کیفیت پروژه‌های انجام شده توسط کارکنان است. این معیار، در بسیاری از شغل‌های دفتری و در زمینه فناوری اطلاعات، کارآمد و مؤثر است. با این حال، در حوزه‌هایی که پروژه‌ها ندارند، معیارهای دیگری نظیر تعداد مشتریان جدید، تعداد مشکلات حل شده، تعداد و کیفیت آموزش داده شده و میزان فعالیت مثبت در تیم را نیز می‌توان به‌کار برد.

در بین معیارهای کیفی، کارکنان می‌توانند بر اساس نظم و آیین، کیفیت روابط بین همکاران، میزان همکاری، انسجام و دقت کار، تعهد به کار و تصمیم‌گیری در مواقع دشوار، بررسی شوند. در ضمن برایاین که ارزیابی عملکرد، دوسویه باشد، باید معیارهای کیفی را برآورد کیفی عملکرد هر کارکنان طبق یک فرم نظامی قراردهیم تا ضمن بررسی معیارهای کمی، میزان اجرای معیارهای کیفی نیز تاثیرگذار شود.

در کنار این معیارها، باید دقت شود که فرم‌های اجرایی معیارهای ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت کوتاه و واضح برای کارکنان منضم‌شده و از عبارات بسیار ساده و مشکل آفرین در آن‌ها استفاده شود. در نتیجه، مجموعه نظامی ارزیابی عملکرد کارکنان، باید برای مدیران، کارکنان و سازمان به طور خلاصه و مفید باشد. این معیارهای برای عملکرد بهینه تلاش کنید و به تعداد زیاد، با بازخوردهای مداوم تغییر دهید.

2. تعیین وزن معیارهای ارزیابی

به منظور ارزیابی صحیح عملکرد یک شرکت، نیاز است که معیارهایی برای ارزیابی کارایی شرکت انتخاب شود. انتخاب معیارهای اصلی برای ارزیابی عملکرد یک شرکت امری حیاتی است و باید با دقت و حساسیت انجام شود. در این راستا، تعیین وزن معیارهای ارزیابی برای تعیین و احتساب کل عملکرد شرکت از اهمیت بسیاری برخوردار است؛ زیرا با تعیین وزن برای هر یک از معیارهای ارزیابی، بهتر می توان از عملکرد شرکت در زمینه های مختلف پی آمد.

برای تعیین وزن معیارهای ارزیابی در یک شرکت، باید ابتدا چشم‌انداز کلی شرکت را مورد بررسی قرار داد و اهداف اصلی شرکت در هر زمینه را بررسی کرد. سپس، معیارهای ارزیابی برای هر یک از اهداف شرکت تعیین می شود. در این مرحله، باید به دو معیار اساسی توجه داشت: اهمیت و عملکرد. به عنوان مثال، یک شرکت ممکن است تصمیم گیری کند تا فروش و بازاریابی را به عنوان معیار اصلی برای ارزیابی آن انتخاب کند. در این صورت، باید به اهمیت فروش و بازاریابی نسبت به سایر معیارهای ارزیابی دقت کرد.

با توجه به تعیین معیارهای ارزیابی و وزن دهی معیارها، می توان بهتر از عملکرد شرکت در هر زمینه پی آورد. همچنین، با انجام این کار می توان از تلاش های انجام شده برای بهبود عملکرد در هر زمینه مطلع شد. بدون داشتن معیارهای مناسب و تعیین وزن معیارها، نمی توان به صورت صحیحی از عملکرد شرکت آگاهی پیدا کرد و در نتیجه، نمی توان بهبود عملکرد شرکت را به درستی تضمین کرد.

3. جمع آوری داده‌های مورد نیاز برای ارزیابی عملکرد کارکنان

جمع آوری داده‌های مورد نیاز برای ارزیابی عملکرد کارکنان یکی از مهمترین مراحل در مدیریت منابع انسانی و بهبود کیفیت کارکنان است. در این مرحله، اطلاعاتی جمع آوری می‌شود که به ارزیابی صحیح عملکرد کارکنان کمک می‌کند. برای جمع آوری این اطلاعات، باید از منابع مختلفی مانند مصاحبه‌ها، نظرسنجی‌ها، ارزیابی‌هایی که توسط بالاترین مدیریت انجام می‌شود، و مستندات مختلفی استفاده کرد.

از جمله روش‌هایی که برای جمع آوری داده‌ها استفاده می‌شود، می‌توان به مصاحبه‌های شفاهی اشاره کرد. از این روش برای جمع آوری اطلاعاتی از مدیران و کارکنان استفاده می‌شود. در این روش، رویه کاری کارکنان، نیروی انسانی مورد نظر و تجربیات سابقه کاری آن‌ها شناسایی می‌شود.

از دیگر روش‌هایی که برای جمع آوری اطلاعات مورد نیاز بکار می‌رود، استفاده از ارزیابی‌ها است. ارزیابی‌ها معمولاً توسط مدیران ارشد و برای اولین بار در زمان ثبت نام کارکنان یا در جریان برنامه‌های آموزشی و پیشرفت شغلی انجام می‌شود. این روش به مدیران کمک می‌کند تا بتوانند عملکرد کارکنان را بطور دقیق تری ارزیابی کنند.

در انجام این فرآیند، پردازش داده‌ها در مراحل بعدی بسیار حائز اهمیت خواهد بود. پس از جمع آوری اطلاعات مورد نیاز، باید آن‌ها را در نرم افزاری که برای پردازش داده استفاده می‌شود، وارد کرد. با تکمیل این مراحل، عملکرد کارکنان با توجه به معیارهای مشخص، بهبود می‌یابد و شایستگی آن‌ها برای پیشرفت در شغل و کسب موقعیت‌های بیشتر، به دقت سنجیده می‌شود.

4. آنالیز داده‌های جمع‌آوری شده

آنالیز داده‌ها یک فرایند مهم در تحقیقات علمی است. در این فرایند، داده‌های جمع‌آوری شده تحت مطالعه قرار می‌گیرند تا معنی آن‌ها با استفاده از روش‌های آماری و تحلیلی به دست آید. در این مرحله، داده‌های جمع‌آوری شده به صورت کیفی یا کمی مورد بررسی قرار می‌گیرند و می‌توان به دو دسته تحلیل کمی و تحلیل کیفی تقسیم بندی کرد.

تحلیل کمی، فرایندی است که در آن از روش‌های آماری برای تحلیل داده‌ها استفاده می‌شود. در این روش، داده‌ها به صورت عددی پردازش می‌شوند و با استفاده از محاسبات و روش‌های آماری، به نتایجی مشخص و قابل تفسیر دست می‌یابیم. تحلیل کمی می‌تواند به صورت توصیفی یا پیش‌بینی‌ای انجام شود و بیشتر در مطالعات موضوع‌های علوم اجتماعی، حرفه‌ای و صنعتی استفاده می‌شود.

تحلیل کیفی، فرایندی است که در آن از روش‌های تحلیلی و تفسیری برای تحلیل داده‌ها استفاده می‌شود. در این روش، داده‌ها به صورت کیفی به دست می‌آیند و با استفاده از روش‌های قدرتمند تحلیلی و تفسیری، به نتایج مشخصی دست می‌یابیم. تحلیل کیفی بیشتر در مطالعاتی که به مطالعه رفتار و نگرش‌های انسانی اختصاص دارد، مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در کل، آنالیز داده‌ها به عنوان یکی از پایه‌های تحقیقات علمی بسیار مهم است و به کمک آن می‌توان به نتایج برازنده‌تر و معنی‌دارتری دست یافت. همچنین، روش‌های مختلف آنالیز داده‌ها بستر مناسبی را برای تدوین و تعریف فرضیه‌های پژوهشی فراهم می‌کند.

5. تعیین نقاط قوت و ضعف کارکنان

نقاط قوت و ضعف کارکنان در هر سازمانی بسیار مهم هستند و تاثیر مستقیمی بر عملکرد سازمان خواهند داشت. نقاط قوت کارکنان از جمله مهارت ها، توانایی ها، انگیزه و روحیه کاری قوی، تعهد و همکاری در کاریابی تلاشگرانه و همچنین بازخورد مثبت از سوی همکاران، مدیران و سازمان هستند.

از طرف دیگر، نقاط ضعف کارکنان از جمله ناکارآمدی، نارضایتی، کمبود انگیزه و روحیه کاری ضعیف، و عدم تمایل به همکاری و رشد حرفه‌ای هستند. همچنین، مشکلات شخصی مانند بیماری‌های روانی و جسمی، نارسایی در مهارت‌ها و ارتباطات، نبود توانایی در انجام پروژه‌ها و بهبود فرآیندها و عدم توانایی در مدیریت زمان نیز می‌توانند از نقاط ضعف کارکنان برای سازمان شمرده شوند.

تشخیص نقاط قوت و ضعف کارکنان می‌تواند باعث بهبود عملکرد کارکنان شده و نقاط ضعف را با پیشروی در توانایی ها و مهارت‌های کارکنان به نقاط قوت تبدیل کرد. در این‌ راستا، آموزش و پرورش بخشی از راهکارهایی است که می‌توان برای بهبود نقاط قوت و ضعف کارکنان انجام داد. شناسایی و به خودی و بخشی کردن از مهارت‌ها و توانایی‌های کارکنان، معیارهای عملکرد روشن و مفید، دریافت بازخورد و مشارکت و همکاری هم‌تیمی‌ها و مدیران نیز از دیگر راهکارهای بهبود نقاط قوت و ضعف کارکنان به شمار می‌آیند.

6. بررسی پتانسیل رشد و توسعه کارکنان

روز به روز بازار کار در حال تغییر و تحول است و یکی از مهمترین عوامل مؤثر بر موفقیت همه کسب و کارها، کارکنان آنها هستند. بنابراین، بررسی پتانسیل رشد و توسعه کارکنان، یک نیاز بسیار مهم برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها محسوب می‌شود. با شناخت توانایی‌ها و مهارت‌های کارکنان، شرکت‌ها می‌توانند برنامه‌های مناسبی برای آموزش و توسعه آنان طراحی کنند.

یکی از اصلی‌ترین مزایای بررسی پتانسیل رشد و توسعه کارکنان، افزایش بهره‌وری و کارآیی آنان در سازمان است. با ایجاد فرصت‌های آموزشی مناسب، کارکنان با مهارت‌ها و دانش ثبت شده در دوره‌ها، در واقع مجهز به انجام کار بهتری خواهند بود. همچنین این عمل باعث می‌شود که کارکنان احساس رضایت کاری و اعتماد به نفس بیشتری داشته باشند و بدون هیچگونه استرس و فشاری، به انجام کار پرداخته و به بالاترین حد عملکرد خود برسند.

ضمن اینکه بررسی پتانسیل رشد و توسعه کارکنان، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا پرسنل موردنیاز خود را جذب کنند و از نیروهای با مهارت پائین و مجهز نشده جلوگیری کنند. این، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا روی عملکرد و موفقیت خود تأکید کنند و در برابر رقبای خود روی کارآیی و بازدهی بیشتری داشته باشند. با توجه به این موضوع، بسیاری از شرکت‌ها برای جلب پرسنل شایسته به دریافت صورت حساب بالا تازه بیرون رفته و حقوق جذاب و خدمات اضافی ارائه می‌دهند.

در نهایت، بررسی پتانسیل رشد و توسعه کارکنان، یکی از مؤلفه‌های مهم مدیریت سازمانی است. با رسیدن کارکنان به سطح بالاتر دانش و مهارت، تأثیر بسیاری در روند و پویایی کسب و کار شرکت دارد. به همین دلیل است که توجه به رشد و توسعه کارکنان، به عنوان یکی از مهمترین عوامل برای موفقیت بسیاری از شرکت‌ها محسوب می‌شود.